Zwischen zwei Patient:innen: warum Ihre Praxis eine feste Wochensitzung braucht

Im Praxisalltag gibt es kaum ruhige Momente. Zwischen zwei Patient:innen bleiben ein paar Minuten, und genau dann wird besprochen, was gerade drängt: ein Engpass im Terminplan, ein Fehler bei der Abrechnung, eine Unstimmigkeit im Team. Das fühlt sich schnell und unkompliziert an. Das Ergebnis ist aber oft unklar. Wer hat was entschieden? Wer kümmert sich darum? Und wer war gar nicht dabei?

In Gesprächen mit Praxisinhaber:innen höre ich diesen Satz sehr oft: Für Sitzungen haben wir keine Zeit. Wenn wir dann gemeinsam zusammenzählen, wie viel Zeit in Flurgesprächen, Rückfragen und Missverständnissen steckt, sieht die Rechnung meist anders aus.

Was zwischen Tür und Angel verloren geht

Kurze Absprachen haben ihren Platz. Für alles, was mehr als eine Person betrifft, haben sie drei Schwächen:

• Nicht alle Betroffenen sind dabei. Der Empfang erfährt nicht, was im Behandlungszimmer beschlossen wurde, und umgekehrt.
• Es wird über Symptome gesprochen, nicht über Ursachen. Für eine gründliche Klärung fehlt die Zeit.
• Niemand hält fest, wer bis wann etwas erledigt. Also erledigt es oft niemand.

Besonders deutlich zeigt sich das an der Schnittstelle zwischen Empfang und Behandlungszimmer. Verspätungen, unvollständige Unterlagen, unklare Übergaben: Jede Seite hat eine Erklärung, und die Schuld liegt meist bei der anderen. Ohne festen Ort für eine Klärung wiederholt sich dasselbe Problem jede Woche.

Eine Sitzung pro Woche, immer gleich

EOS^® setzt hier auf das Level 10 Meeting^®: jede Woche am selben Tag, zur selben Zeit, mit derselben Agenda und einer Dauer von 90 Minuten. In einer Praxis nehmen daran die Personen teil, die die wichtigsten Bereiche verantworten, zum Beispiel Sie als Inhaber:in, die Praxisleitung und die Verantwortlichen für Empfang und Abrechnung.

Die Agenda ist kurz bei allem, was nur Information ist, und lang bei dem, was eine Entscheidung braucht:

• Kennzahlen der Woche prüfen, etwa No-Show-Quote oder Stuhlauslastung (5 Minuten)
• Stand der Quartalsziele melden (5 Minuten)
• Erledigung der Aufgaben aus der letzten Woche prüfen (5 Minuten)
• Die wichtigsten Probleme lösen (60 Minuten)

90 Minuten klingen für eine Praxis viel. Viele Teams merken nach einigen Wochen, dass sie dafür andere Absprachen, Rückfragen und Ad-hoc-Sitzungen einsparen. Wenn 90 Minuten anfangs nicht machbar sind, beginnen Sie kürzer, aber mit derselben Struktur.

Probleme an der Ursache lösen

Der grösste Teil der Sitzung gehört dem Lösen von Problemen. Alle offenen Themen stehen auf einer gemeinsamen Issues-Liste. Das Team wählt die drei wichtigsten und arbeitet sie nach einem festen Muster ab: das eigentliche Problem identifizieren, offen diskutieren, eine Lösung beschliessen.

Ein Beispiel: Patient:innen warten regelmässig zu lange im Wartezimmer. Im Flur heisst es, der Empfang plane zu knapp. Im Meeting zeigt sich, dass die Behandlungszimmer nach bestimmten Behandlungen länger für die Aufbereitung brauchen, als im Terminplan vorgesehen ist. Die Lösung liegt also nicht beim Empfang, sondern in der Terminvorlage. Sie wird einmal angepasst, mit einer verantwortlichen Person und einem Termin.

Verbindlichkeit statt guter Absichten

Jede Lösung endet mit einer Aufgabe, einer Person und einer Frist von höchstens sieben Tagen. In der nächsten Sitzung wird nur gefragt: erledigt oder nicht. So spricht sich im Team schnell herum, dass Themen aus dem Meeting tatsächlich umgesetzt werden. Und das Bedürfnis, alles sofort im Flur zu klären, nimmt ab.

Ein erster Schritt für diese Woche

Legen Sie einen festen Wochentermin fest, an dem die Praxis ohnehin ruhiger ist, zum Beispiel vor der ersten Behandlung oder am Ende eines kürzeren Tages. Sammeln Sie bis dahin alle Themen, die sonst im Flur besprochen würden, auf einer gemeinsamen Liste. In der ersten Sitzung lösen Sie die drei wichtigsten.

Welche Kennzahlen Sie in dieser Sitzung jede Woche anschauen sollten, lesen Sie im Beitrag Die Scorecard für Ihre Praxis: sechs Kennzahlen für den Anfang.