Viele Praxisinhaber:innen steuern nach Gefühl und nach dem Abschluss des Treuhänders. Das Gefühl ist oft gar nicht schlecht. Es kommt aber zu spät, wenn sich etwas schleichend verändert: wenn die Neuaufnahmen langsam zurückgehen, wenn Rechnungen länger offen bleiben oder wenn der Terminplan nicht mehr zur Personalbesetzung passt.
Auch in meiner eigenen Firma habe ich lange auf den Monatsabschluss gewartet, um zu wissen, wo wir stehen. Seit ich mit einer wöchentlichen Scorecard arbeite, weiss ich es jeden Montag, und das Team weiss es auch.
Warum der Abschluss zu spät kommt
Umsatz und Gewinn sind Spätindikatoren. Sie zeigen das Ergebnis von Entscheiden, die Wochen oder Monate zurückliegen. Die Scorecard in EOS® setzt deshalb auf Frühindikatoren: Zahlen, die sich jede Woche erheben lassen und die zeigen, wohin sich Umsatz und Gewinn entwickeln werden. Eine Scorecard umfasst 5 bis 15 solcher Kennzahlen. Für den Start in einer Praxis empfehle ich weniger.
Sechs Kennzahlen für den Anfang
Welche Zahlen für Ihre Praxis die richtigen sind, hängt von Fachrichtung und Grösse ab. Die folgenden sechs sind ein bewährter Ausgangspunkt.
1. Neuaufnahmen pro Woche
Zeigt, ob Zuweisungen und Empfehlungen tragen, Monate bevor der Umsatz sinkt. Verantwortlich: Empfang.
2. No-Show-Quote
Zeigt, wie viel Behandlungszeit ungenutzt bleibt. Verantwortlich: Praxisleitung. Wie Sie diese Quote senken, lesen Sie im Beitrag Was eine hohe No-Show-Rate wirklich über Ihre Praxis verrät.
3. Stuhlauslastung
Zeigt, ob Terminplan und Personalbesetzung zueinander passen. Verantwortlich: Praxisleitung.
4. Umsatz pro Behandlungsstunde
Zeigt, wie sich Tarife, Taktung und Leistungsmix auswirken. Verantwortlich: Sie als Inhaber:in.
5. Offene Debitoren über 30 Tage
Zeigt Liquiditätsrisiken, bevor sie spürbar werden. Verantwortlich: Abrechnung.
6. Leistungen tagfertig erfasst
Zeigt Rückstände in der Leistungserfassung, bevor daraus Rückweisungen durch Versicherer entstehen. Verantwortlich: MPA-Team.
So wird aus Zahlen eine Scorecard
Eine Liste von Kennzahlen ist noch keine Scorecard. Wirksam wird sie durch ein paar feste Regeln:
- Jede Zahl hat genau eine verantwortliche Person. Diese Person meldet den Wert und erklärt Abweichungen.
- Jede Zahl hat ein Wochenziel. Der Wert ist im Ziel oder nicht. Teilen Sie dafür keine Monatsziele durch vier, sondern legen Sie das Wochenziel direkt fest.
- Die Werte stehen bis zu einem festen Zeitpunkt bereit, zum Beispiel jeden Montag um 12 Uhr.
- Die Scorecard zeigt immer die letzten 13 Wochen. So erkennen Sie Trends statt Zufallsschwankungen.
- Sie wird jede Woche besprochen, im Level 10 Meeting® in rund fünf Minuten. Was nicht im Ziel ist, kommt auf die Issues-Liste und wird später in der Sitzung gelöst.
Drei Fehler, die Sie vermeiden sollten
Zu viele Zahlen. Wer mit 25 Kennzahlen startet, schaut nach drei Wochen auf keine mehr. Beginnen Sie mit wenigen und ergänzen Sie, wenn der Rhythmus sitzt.
Zahlen als Druckmittel. Eine rote Zahl ist ein Hinweis, kein Vorwurf. Wenn Mitarbeitende fürchten müssen, für jeden schlechten Wert kritisiert zu werden, werden die Zahlen geschönt oder gar nicht mehr gemeldet.
Zahlen ohne Konsequenz. Eine Scorecard, die niemand bespricht, ist nach zwei Monaten vergessen. Die wöchentliche Besprechung ist kein Zusatz, sondern der eigentliche Zweck.
Ein erster Schritt für diese Woche
Wählen Sie drei der sechs Kennzahlen, bestimmen Sie für jede eine verantwortliche Person und legen Sie eine einfache Tabelle an. Ab nächstem Montag tragen Sie die Werte ein. Die Ziele legen Sie fest, sobald Sie vier Wochen lang Werte gesammelt haben und wissen, wo Sie stehen.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Scorecard eine spezielle Software?
Nein. Für den Anfang reicht eine einfache Tabelle. Die Rohdaten liefert in den meisten Fällen Ihre Praxissoftware. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Werte jede Woche zum selben Zeitpunkt vorliegen und besprochen werden.
Wie viele Kennzahlen sollte eine Praxis-Scorecard haben?
EOS® sieht 5 bis 15 Kennzahlen vor. Für den Start in einer Praxis sind drei bis sechs sinnvoll. Ergänzen Sie weitere erst, wenn die wöchentliche Besprechung zur Routine geworden ist.
Was passiert, wenn eine Zahl nicht im Ziel ist?
Die Zahl kommt auf die Issues-Liste. Im Level 10 Meeting® klärt das Team die Ursache und entscheidet, was sich ändert und wer es bis wann umsetzt. Es geht darum, das Problem zu lösen, nicht eine Schuldige oder einen Schuldigen zu finden.
Beiträge, die für jedes Führungsteam gelten, unabhängig von der Branche.
Bevor ich EOS Implementer® geworden bin, habe ich selber Unternehmen aufgebaut. Als Unternehmer habe ich in 20 Jahren fast alle Phasen einer Firma erlebt — Startup, Skalierung, Turnaround, Exit — und EOS® auch selbst eingeführt. Seit 2021 begleite ich Führungsteams als Professional EOS Implementer®, mit derselben operativen Perspektive, die ich selbst gebraucht hätte.
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