In fast jedem KMU gibt es einige Personen, auf die sich alle verlassen. Sie wissen, wie es geht, sie sind schnell, und sie sagen selten Nein. Genau deshalb landen bei ihnen immer mehr Aufgaben, auch solche, die andere genauso gut erledigen könnten. Mit der Zeit verbringen diese Schlüsselkräfte immer weniger Zeit mit dem, was sie besonders gut können, und immer mehr mit Lückenfüllen.
Bei Ortho-Walker hatten wir eine Mitarbeiterin, die fast alles konnte und deshalb fast alles machte. Als wir ihre Rolle klar beschrieben und Aufgaben gezielt verteilten, wurde sie nicht nur entlastet, sondern auch deutlich wirksamer in ihrem eigentlichen Bereich.
Wie Überlastung entsteht
- Aufgaben werden nach Verfügbarkeit vergeben, nicht nach Rolle.
- Wer eine Aufgabe einmal gut gelöst hat, bekommt sie für immer.
- Rollen sind nicht klar beschrieben, also gibt es keine Grenze, was dazugehört.
- Schlüsselkräfte geben ungern ab, weil sie glauben, es selbst schneller zu machen.
Arbeit nach Stärken sortieren
EOS® nutzt eine einfache Übung, um Aufgaben neu zu verteilen. Die betroffene Person notiert zwei Wochen lang alles, was sie tut. Danach ordnet sie jede Aufgabe einer von vier Gruppen zu:
- Mache ich gern und sehr gut. Diese Aufgaben behält sie und baut sie aus.
- Mache ich gern und gut. Diese Aufgaben kann sie schrittweise abgeben.
- Mache ich nicht gern, aber gut. Diese Aufgaben kosten viel Energie und sollten abgegeben werden.
- Mache ich weder gern noch gut. Diese Aufgaben gehören so schnell wie möglich in andere Hände.
Das Ziel ist, dass jede Person den grössten Teil ihrer Zeit mit Aufgaben der ersten Gruppe verbringt. Dort ist sie am wirksamsten und am zufriedensten.
Wohin die Aufgaben gehen
Die abgegebenen Aufgaben brauchen ein neues Zuhause. Manchmal passen sie zu einer bestehenden Rolle, manchmal braucht es eine neue Stelle oder eine externe Lösung. Im Accountability Chart® wird festgehalten, welche Rolle welche Kernaufgaben hat, mit höchstens fünf pro Rolle. So ist klar, wer zuständig ist, und die Aufgaben wandern nicht still zurück.
Auch für Führungskräfte
Dieselbe Übung gilt für das Führungsteam, auch für Sie als Inhaber:in. Wer selbst überlastet ist, gibt die Überlastung oft nach unten weiter. Wer seine eigene Zeit auf die Aufgaben konzentriert, die nur er erledigen kann, schafft Raum für alle anderen.
Überlastung früh erkennen
In einem strukturierten Gespräch pro Quartal mit jeder Führungskraft und jeder Schlüsselkraft lohnt sich die Frage: Passt deine Rolle noch, und hast du die Kapazität dafür? Wer diese Frage regelmässig stellt, erfährt von Überlastung, bevor sie zur Kündigung wird.
Ein erster Schritt für diese Woche
Bitten Sie Ihre am stärksten belastete Schlüsselkraft, ab morgen zwei Wochen lang ihre Tätigkeiten aufzuschreiben. Setzen Sie sich danach zusammen und sortieren Sie die Liste gemeinsam in die vier Gruppen.
Wie Sie Verantwortung im Führungsteam klar verteilen, lesen Sie im Beitrag Warum Ihre Führungskräfte Probleme nach oben delegieren.
Häufige Fragen
Was, wenn niemand die abgegebenen Aufgaben übernehmen kann?
Dann zeigt die Übung, wo Ihrem Unternehmen eine Rolle fehlt. Das kann eine neue Stelle, eine Teilzeitlösung oder eine externe Unterstützung sein. Die Übung macht diesen Bedarf sichtbar, bevor die Schlüsselkraft ausfällt.
Wie viel Zeit sollte jemand mit seinen Stärken verbringen?
Als Richtwert gilt der grösste Teil der Arbeitszeit. Das wird nicht sofort erreicht, sondern schrittweise über mehrere Quartale.
Was, wenn die Schlüsselkraft gar nicht abgeben will?
Das ist häufig. Hilfreich ist, gemeinsam zu besprechen, was sie mit der gewonnenen Zeit erreichen könnte. Abgeben fällt leichter, wenn klar ist, wofür.
Beiträge, die für jedes Führungsteam gelten, unabhängig von der Branche.
Bevor ich EOS Implementer® geworden bin, habe ich selber Unternehmen aufgebaut. Als Unternehmer habe ich in 20 Jahren fast alle Phasen einer Firma erlebt — Startup, Skalierung, Turnaround, Exit — und EOS® auch selbst eingeführt. Seit 2021 begleite ich Führungsteams als Professional EOS Implementer®, mit derselben operativen Perspektive, die ich selbst gebraucht hätte.
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