Qualitätsmanagement und Hygiene sind in Praxen Pflicht. Viele Praxen erfüllen diese Pflicht mit umfangreichen Dokumenten, die bei der Einführung sorgfältig erstellt wurden. Mit der Zeit entfernen sich die Dokumente aber vom Alltag. Neue Mitarbeitende lernen die Abläufe von Kolleg:innen, nicht aus dem Handbuch. Jede Person entwickelt ihre eigene Variante. Und niemand merkt es, bis etwas schiefgeht.
Bei Ortho-Walker haben wir Praxen in der ganzen Schweiz mit Material beliefert. Dabei sah ich zwei Arten von Praxen: die einen bestellten regelmässig nach festen Mengen, die andern meist per Express, weil gerade etwas fehlte. Der Unterschied lag nie am Budget, sondern immer am Ablauf.
Weniger Papier, mehr Wirkung
EOS® beschreibt Abläufe nach dem 20/80-Prinzip: Die wenigen Schritte, die den grössten Teil des Ergebnisses ausmachen, werden klar festgehalten. Für Qualität und Hygiene bedeutet das nicht, Pflichtinhalte wegzulassen. Es bedeutet, die Vorgaben so zu ordnen, dass sie im Alltag schnell zur Hand sind:
- Eine Checkliste pro Ablauf, zum Beispiel Aufbereitung von Instrumenten, Reinigung des Behandlungszimmers oder Umgang mit Proben.
- Die Checkliste hängt dort, wo der Ablauf stattfindet, nicht im Ordner im Büro.
- Die ausführliche Dokumentation bleibt für Kontrollen und Schulungen bestehen, ist aber nicht das Arbeitsmittel im Alltag.
Von allen gleich befolgt
Ein festgehaltener Ablauf wirkt nur, wenn alle ihn gleich befolgen. EOS® nennt das „Followed by All“. Dafür braucht es drei Dinge: Alle Betroffenen sind geschult. Eine Person ist verantwortlich, dass der Ablauf eingehalten wird. Und Abweichungen werden angesprochen, nicht stillschweigend hingenommen. Kleine Stichproben, etwa einmal im Monat, zeigen, ob die Checklisten im Alltag gelebt werden.
Material: Mindestbestände statt Notbestellungen
Materialchaos ist meist ein Zuständigkeitsproblem. Wenn alle ein bisschen bestellen, bestellt am Ende niemand rechtzeitig. Ein einfacher Ablauf hilft:
- Eine verantwortliche Person für Einkauf und Lager, im Accountability Chart® als eigener Bereich festgehalten.
- Feste Mindestbestände für die wichtigsten Artikel. Wird der Mindestbestand erreicht, wird nachbestellt. Bewährt haben sich einfache Karten oder Markierungen im Regal.
- Ein fester Bestelltag pro Woche, statt laufender Einzelbestellungen.
- Ein Blick auf Verfalldaten beim Einräumen: ältere Ware nach vorne.
Wöchentlich sichtbar machen
Zwei bis drei Kennzahlen auf der Scorecard genügen, etwa die Anzahl Expressbestellungen pro Woche, der Wert abgelaufener Ware pro Monat oder offene Abweichungen aus internen Kontrollen. Steigen sie, wird das Thema in der wöchentlichen Sitzung gelöst.
Ein erster Schritt für diese Woche
Wählen Sie den Hygieneablauf, bei dem es im Team die meisten unterschiedlichen Varianten gibt. Lassen Sie die verantwortliche Person die wichtigsten Schritte auf einer Seite zusammenfassen, besprechen Sie die Checkliste im Team und hängen Sie sie dort auf, wo der Ablauf stattfindet.
Wie Sie neue Mitarbeitende mit solchen Abläufen schneller einarbeiten, lesen Sie im Beitrag Neue Mitarbeitende in wenigen Wochen selbständig.
Häufige Fragen
Ersetzen Checklisten unser QM-Handbuch?
Nein. Die vollständige Dokumentation bleibt bestehen, etwa für Kontrollen und Schulungen. Die Checklisten sind das Arbeitsmittel im Alltag und fassen die wichtigsten Schritte zusammen.
Wer sollte für das Lager verantwortlich sein?
Eine einzige Person, die regelmässig in der Praxis ist und die Abläufe kennt, oft eine erfahrene MPA. Sind mehrere Personen gemeinsam zuständig, fühlt sich am Ende niemand verantwortlich.
Wie oft sollten wir prüfen, ob die Abläufe eingehalten werden?
Kurze Stichproben einmal im Monat genügen meist. Wichtiger als die Häufigkeit ist, dass Abweichungen angesprochen und in der wöchentlichen Sitzung gelöst werden.
Beiträge, die für jedes Führungsteam gelten, unabhängig von der Branche.
Bevor ich EOS Implementer® geworden bin, habe ich selber Unternehmen aufgebaut. Als Unternehmer habe ich in 20 Jahren fast alle Phasen einer Firma erlebt — Startup, Skalierung, Turnaround, Exit — und EOS® auch selbst eingeführt. Seit 2021 begleite ich Führungsteams als Professional EOS Implementer®, mit derselben operativen Perspektive, die ich selbst gebraucht hätte.
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