Prozesse klingen nach Bürokratie, nach dicken Handbüchern und Zertifizierungen. Viele Unternehmer:innen haben deshalb wenig Lust darauf. Dabei geht es um etwas Einfaches: dass die wichtigsten Abläufe Ihres Unternehmens immer gleich gut funktionieren, unabhängig davon, wer sie ausführt.
Bei Ortho-Walker haben wir das Sortiment in zwölf Jahren verzehnfacht. Ohne festgehaltene Abläufe in Einkauf, Lager und Kundendienst wäre das nicht möglich gewesen. Die Dokumentation war schlank, aber alle haben sich daran gehalten.
Welche Prozesse wirklich zählen
Die meisten KMU haben sechs bis zehn Kernprozesse. Typisch sind:
- Marketing: Wie gewinnen wir Anfragen?
- Verkauf: Wie wird aus einer Anfrage ein Auftrag?
- Leistungserbringung: Wie erbringen wir unsere Leistung oder stellen unser Produkt her?
- Kundendienst: Wie betreuen wir Kund:innen nach dem Kauf?
- Finanzen: Wie stellen wir Rechnung, wie mahnen wir, wie bezahlen wir?
- Personal: Wie stellen wir ein und wie arbeiten wir neue Mitarbeitende ein?
Der erste Schritt ist, diese Prozesse zu benennen und für jeden eine verantwortliche Person festzulegen. Schon das schafft oft erstaunlich viel Klarheit.
Das 20/80-Prinzip
EOS® hält Prozesse nicht vollständig fest, sondern konzentriert sich auf die wenigen Schritte, die den grössten Teil des Ergebnisses ausmachen. Pro Kernprozess entstehen so wenige Seiten mit den Hauptschritten und den wichtigsten Unterpunkten. Checklisten, Vorlagen und Beispiele ergänzen sie. Wer mehr festhält, schafft Dokumente, die niemand liest.
Am besten schreibt die Person, die den Prozess am besten kennt, die erste Fassung. Das Führungsteam prüft danach, ob die Prozesse zusammenpassen und keine wichtigen Schnittstellen fehlen.
Von allen befolgt
Ein festgehaltener Prozess, den niemand befolgt, ist wertlos. EOS® nennt das Ziel „Followed by All“: Alle befolgen die Kernprozesse gleich. Dafür braucht es:
- Schulung aller Betroffenen, nicht nur der Führungskräfte
- Kennzahlen, die zeigen, ob der Prozess eingehalten wird
- Führungskräfte, die Abweichungen ansprechen
- Regelmässige Überprüfung, ob der Prozess noch passt
Wissen sichern, solange es da ist
Besonders dringend ist das Festhalten dort, wo wichtiges Wissen an einer einzigen Person hängt. Warten Sie damit nicht, bis diese Person kündigt oder in Pension geht. Dann ist es zu spät, und die Einarbeitung der Nachfolge dauert Monate statt Wochen.
Ein erster Schritt für diese Woche
Listen Sie mit Ihrem Führungsteam die Kernprozesse Ihres Unternehmens auf und bestimmen Sie für jeden eine verantwortliche Person. Wählen Sie den Prozess mit dem grössten Risiko, meist den, der am stärksten an einer einzelnen Person hängt, und halten Sie ihn als Erstes fest.
Warum festgehaltene Prozesse auch für eine spätere Übergabe entscheidend sind, lesen Sie im Beitrag Was Ihr Unternehmen ohne Sie wert ist.
Häufige Fragen
Wie detailliert müssen die Prozesse beschrieben sein?
Nur so detailliert, dass eine eingearbeitete Person den Prozess gleich ausführt wie alle anderen. Die wichtigsten Schritte und Unterpunkte genügen, ergänzt durch Checklisten und Vorlagen.
Ist das nicht dasselbe wie eine ISO-Zertifizierung?
Nein. Eine Zertifizierung hat eigene Anforderungen. EOS® konzentriert sich auf die wenigen Kernprozesse und darauf, dass sie im Alltag gelebt werden. Beides lässt sich verbinden.
Wie lange dauert es, die Kernprozesse festzuhalten?
Pro Prozess meist einige Stunden bis wenige Tage. Viele Unternehmen halten einen bis zwei Prozesse pro Quartal fest und haben so innerhalb eines Jahres die wichtigsten beisammen.
Beiträge, die für jedes Führungsteam gelten, unabhängig von der Branche.
Bevor ich EOS Implementer® geworden bin, habe ich selber Unternehmen aufgebaut. Als Unternehmer habe ich in 20 Jahren fast alle Phasen einer Firma erlebt — Startup, Skalierung, Turnaround, Exit — und EOS® auch selbst eingeführt. Seit 2021 begleite ich Führungsteams als Professional EOS Implementer®, mit derselben operativen Perspektive, die ich selbst gebraucht hätte.
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