Gründlichkeit ist im MedTech-Umfeld eine Tugend. Entscheide über Design, Risiken und Zulassung haben Folgen für Patient:innen und für das Unternehmen. Gerade deshalb werden sie oft in grossen Runden besprochen, mit Vertreter:innen aus Entwicklung, Qualität, Regulatory, Produktion und Klinik. Das Risiko: Jede Person bringt berechtigte Bedenken ein, niemand fühlt sich befugt zu entscheiden, und das Thema wandert in die nächste Sitzung.
Bei Effectum Medical habe ich eine Operational-Excellence-Initiative geleitet. Dabei habe ich gesehen, wie viel Zeit in Sitzungen verloren geht, die mit „Wir klären das noch ab“ enden. Eine klare Struktur und eine eindeutige Entscheidungsregel haben die Zahl dieser Sitzungen deutlich reduziert.
Warum Gremien nicht entscheiden
- Es ist unklar, wer am Ende entscheidet. Also sucht man Konsens, der nicht zustande kommt.
- Das eigentliche Problem wurde nie klar benannt. Diskutiert wird über Symptome und Lösungen gleichzeitig.
- Es fehlt eine feste Agenda, also werden viele Themen angerissen und keines abgeschlossen.
- Entscheide werden nicht mit einer Aufgabe, einer Person und einer Frist abgeschlossen.
IDS: identifizieren, diskutieren, lösen
EOS® bearbeitet Probleme mit einem festen Muster, das sich auch für Fachgremien eignet:
- Identifizieren: Was ist das eigentliche Problem? Oft zeigt sich, dass die erste Formulierung nur ein Symptom war. Dieser Schritt braucht die meiste Zeit.
- Diskutieren: Jede Person sagt einmal, was sie denkt. Wiederholungen sind nicht nötig.
- Lösen: Das Gremium beschliesst eine Lösung. Daraus entsteht mindestens eine Aufgabe mit einer verantwortlichen Person und einer Frist.
Eine klare Entscheidungsregel
Die wichtigste Regel: Kann sich das Gremium nicht einigen, entscheidet die Person, die für den betroffenen Bereich verantwortlich ist. Im Accountability Chart® ist festgelegt, wer das ist. So endet keine Sitzung ohne Entscheid. Die anderen Teilnehmenden wurden gehört, und ihre Bedenken sind dokumentiert. Aber das Thema wird nicht vertagt.
Eine feste Struktur für jede Sitzung
Das Level 10 Meeting® aus EOS® bietet eine bewährte Struktur: kurze Berichte, dann der grösste Teil der Zeit für das Lösen der wichtigsten Themen. Für Fachgremien lässt sich dieses Muster übernehmen: Zuerst werden die Themen nach Wichtigkeit geordnet, dann werden die wichtigsten vollständig gelöst, eines nach dem anderen. Lieber drei Themen entschieden als zehn angerissen.
Regulatorische Anforderungen bleiben
Schnellere Entscheide bedeuten nicht, regulatorische Anforderungen zu umgehen. Designreviews, Risikobewertungen und Freigaben bleiben vollständig dokumentiert. Das Ziel ist, dass die nötige Diskussion zu einem Ergebnis führt, statt sich über Wochen hinzuziehen.
Ein erster Schritt für diese Woche
Suchen Sie das Thema, das in Ihren Gremien am häufigsten vertagt wurde. Formulieren Sie in einem Satz, was das eigentliche Problem ist, und legen Sie fest, wer entscheidet, falls keine Einigung zustande kommt. Setzen Sie es dann auf die nächste Sitzung.
Wie die wöchentliche Sitzung im Führungsteam funktioniert, lesen Sie im Beitrag Warum das Level 10 Meeting® Disziplin braucht, keine Länge.
Häufige Fragen
Ist es nicht riskant, wenn eine Person allein entscheidet?
Die Person entscheidet erst, nachdem alle Perspektiven gehört wurden, und nur wenn keine Einigung zustande kommt. Ein dokumentierter Entscheid mit klarer Begründung ist meist sicherer als ein Thema, das über Wochen offen bleibt.
Wie viele Themen sollte ein Gremium pro Sitzung bearbeiten?
So viele, wie vollständig gelöst werden können. Oft sind es zwei bis drei. Die übrigen werden nach Wichtigkeit neu geordnet und in der nächsten Sitzung behandelt.
Gilt das auch für formale Designreviews?
Die formalen Anforderungen an Designreviews bleiben bestehen. Die Struktur hilft, die Diskussion innerhalb dieser Reviews zu einem klaren Ergebnis zu führen.
Beiträge, die für jedes Führungsteam gelten, unabhängig von der Branche.
Bevor ich EOS Implementer® geworden bin, habe ich selber Unternehmen aufgebaut. Als Unternehmer habe ich in 20 Jahren fast alle Phasen einer Firma erlebt — Startup, Skalierung, Turnaround, Exit — und EOS® auch selbst eingeführt. Seit 2021 begleite ich Führungsteams als Professional EOS Implementer®, mit derselben operativen Perspektive, die ich selbst gebraucht hätte.
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