Berichte, Kostengutsprachen, TARDOC: Administration ohne Feierabendarbeit

Die Anforderungen an die Administration in Praxen sind in den letzten Jahren gestiegen. Mehr Dokumentation, mehr Anfragen von Versicherern, komplexere Tarife. Mit TARDOC und den ambulanten Pauschalen ist die Abrechnung für viele Praxen nicht einfacher geworden, in der Zahnmedizin kommen bei Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung die Regeln von DENTOTAR dazu. All das braucht Zeit, die im Terminplan oft nicht vorgesehen ist.

Viele Praxisinhaber:innen, mit denen ich spreche, schätzen ihren Aufwand für Administration nach Feierabend auf mehrere Stunden pro Woche. Fast nie liegt das an fehlendem Einsatz. Meist fehlt ein klarer Ablauf, der festlegt, wer was wann erledigt.

Warum Administration in den Abend rutscht

• Im Terminplan gibt es keine festen Zeiten für Berichte und Rückfragen.
• Leistungen werden nicht am selben Tag erfasst, sondern gesammelt und später nachgetragen.
• Für wiederkehrende Schreiben gibt es keine Vorlagen, jedes wird neu formuliert.
• Es ist unklar, was das Team selbständig erledigen darf und was über Ihren Tisch muss.

Leistungen tagfertig erfassen

Der wirksamste einzelne Schritt ist die tagfertige Leistungserfassung: Jede Leistung wird am selben Tag vollständig erfasst, nicht am Ende der Woche. Das reduziert Fehler, weil die Erinnerung noch frisch ist, und senkt Rückweisungen durch Versicherer. Damit das gelingt, braucht es eine klare Regel, wer erfasst und wann, und eine Person, die täglich prüft, dass nichts offen bleibt.

Wiederkehrende Aufgaben als Ablauf festhalten

EOS^® hält die wichtigsten Abläufe einer Praxis schlank fest, nach dem 20/80-Prinzip: die wenigen Schritte, die den grössten Teil des Ergebnisses ausmachen. Für die Administration heisst das zum Beispiel:

• Berichte: Vorlagen für die häufigsten Berichtsarten, feste Zeitfenster im Terminplan, klare Regel, welche Berichte das Team vorbereitet.
• Kostengutsprachen: eine Checkliste mit den nötigen Unterlagen je Versicherer, eine verantwortliche Person, eine Frist für die Bearbeitung.
• Rückweisungen: ein Ablauf, wie sie geprüft, korrigiert und neu eingereicht werden, und wer das macht.

Jeder dieser Abläufe hat genau eine verantwortliche Person. Was sie selbständig entscheiden darf, ist festgehalten. So landet nur noch auf Ihrem Tisch, was wirklich Ihre ärztliche Beurteilung braucht.

Rückstände sichtbar machen

Ob die Administration im Takt ist, zeigen wenige Kennzahlen auf der wöchentlichen Scorecard:

• Nicht tagfertig erfasste Leistungen
• Offene Berichte älter als eine Woche
• Rückweisungen durch Versicherer pro Woche

Steigen diese Zahlen, wird das Thema in der wöchentlichen Sitzung gelöst, bevor sich der Rückstand im Feierabend wieder ansammelt.

Grössere Hürden als Quartalsziel angehen

Manche Verbesserungen brauchen mehr als eine Woche, etwa eine neue Vorlagenbibliothek, die Umstellung der Erfassung auf ein neues Tarifsystem oder eine bessere Anbindung der Praxissoftware. Solche Vorhaben werden als Quartalsziel gesetzt: mit einer verantwortlichen Person, einem klaren Ergebnis und einem Enddatum. So gehen sie im Alltag nicht unter.

Ein erster Schritt für diese Woche

Notieren Sie eine Woche lang, welche administrativen Aufgaben Sie nach Praxisschluss erledigen und wie lange sie dauern. Markieren Sie danach alles, was jemand aus dem Team mit einer Vorlage oder einer klaren Regel übernehmen könnte.

Wie Sie Kennzahlen wie die tagfertige Leistungserfassung wöchentlich im Blick behalten, lesen Sie im Beitrag Die Scorecard für Ihre Praxis: sechs Kennzahlen für den Anfang.